Предупреждение мошенничества в цикле «закупки - производство - продажи»

Закупки – один из самых желанных для мошенников бизнес-процессов, поскольку размер денежных средств на расчетном счете компании не оставляет их в состоянии покоя. Ведь кажется, что деньги так просто отправить по «правильному» адресу, тем более, если их перечисление входит в должностные обязанности.

Сотрудники используют закупочный процесс в своих целях, искусственно ограничивают и даже имитируют конкуренцию среди поставщиков, что приводит к закупкам у «правильного» контрагента.

Варианты «правильного» поставщика

• различные вариации сговора между менеджерами отдела закупок (вышестоящим руководством) и поставщиками (подкуп за «вход» на контракт, «откаты» со сделок, деление выводимой маржи - хищение и коррупция);

• создание полностью подконтрольного поставщика сотрудниками (его регистрация на подставных лиц, хищение выводимой маржи – в этом случае, как правило, проявляются более «смелые» истории – бестоварные поставки, отличие цены в 2 и более раз, поставка абсолютно неликвидного товара вместо нового оборудования и т.д.).

Основные схемы мошенничества и коррупции в закупках мы обсуждали в статье Billing schemes, здесь мы отметим, что наиболее часто используются следующие механизмы:

• «игра» на цене - завышение поставщиком цены закупки на фоне рыночных условий;
• «игра» на качестве и технических характеристиках - поставщик предоставляет товары, работы и услуги худшего качества по сравнению с тем, которое заявлено в договоре, спецификациях, УПД, однако наши доблестные сотрудники, ответственные за приемку, не находят несоответствия и все оформляют и приходуют в строгом соответствии с документами поставки;
• бестоварные поставки – вывод денежных средств в размере оплаты за несуществующие товары, работы и услуги;
• личные покупки – несанкционированное приобретение товаров, работ и услуг не для компании, а для сотрудников и руководителей;
• вознаграждения за выбор, «слив» данных и иные нематериальные (пока) бонусы в пользу поставщика.

Данные действия становятся возможными при отсутствии работающих тендерных процедур и конкуренции в закупках, вызванных:

• «беспорядком» в контрольной функции в закупках, проведением закупок без тендеров в виде «исключения»;
• «закладками» в тендерной документации, сговором закупщиков с линейным подразделением-инициатором закупки, которое может составить техническое задание «нужным» образом;
• искусственно созданным «цейтнотом» в закупке и ускоренными процедурами «без процедур».

Ключевые меры предотвращения:

1. Понятная и прозрачная система отбора и взаимодействия с поставщиками на основе рыночной конкуренции. Базовое правило - никакие другие «важные» факторы, кроме рынка, не могут влиять на выбор поставщика. Ставим какие-то исключения – попадаем в ловушку мошенников. Надо провести тщательную оценку каждого поставщика на основе четких и прозрачных критериев, утвержденных в нашей компании: положение на рынке, оценка финансового состояния, налоговой дисциплины, наличие необходимых сил и ресурсов для выполнения контракта, отсутствие аффилированности с нами и нашими сотрудниками. «Досье должной осмотрительности», содержащее документальную оценку рисков и аудит поставщиков обязательно постоянно пересматривается, хранится в электронном виде, а копия документов в обязательном порядке предъявляется по первому требованию руководства, налоговых и правоохранительных органов.
Ключевые вещи – это знание рынка и усиление конкуренции в закупках. Должен быть организован постоянный мониторинг новых поставщиков, регулярные дополнительные отборы контрагентов, понимание, кто является реальным «заводом-изготовителем», а кто «перекупом». Данные меры не дают расслабляться не только нашим сотрудникам, но и самим поставщикам.

2. Единые правила закупки для всех. Необходимо централизовать процесс закупок и внедрить единые для всех руководителей и сотрудников закупочные процедуры и процессы. Как мы выяснили, их наличие усложняет жизнь, но не дает гарантии от преодоления мер контроля.
Следует устранить саму возможность искусственного создания форс-мажора, а также влияния на закупки «каст» избранных руководителей и сотрудников, которые настолько «важны», что на них общие правила не распространяются.
Такая история – прямой путь в мир мошенничества. Никто не имеет право избегать тендерных и контрольных процедур – ни рядовой сотрудник отдела закупок, ни генеральный директор.

3. Непрекращающаяся проверка наших сотрудников и руководителей на связи с поставщиками. Проверке подлежит не только отдел закупок, а все сотрудники, так или иначе вовлеченные в формирование технической документации, взаимодействие с поставщиками. Данная проверка должна проводиться неформально.
Если речь идет о выведении миллионов рублей и более, связи могут быть укрыты крайне глубоко, а взаимодействие протекать конспиративно и «под прикрытием». Настораживать должны любые совпадения – от посещения одного и того же фитнес-клуба, лайков в соцсетях до обучения в школе, в институте, на курсах и т.д.
Поставщики и сотрудники отдела закупок любят вместе отдыхать за границей, обсуждая там стратегические планы по выводу активов, могут состоять попечителями различных общественных организаций, встречаться на футболе и «на скачках», посещать одни и те же бани, рестораны и увеселительные заведения.

4. Горячая линия. Она особенно хороша в закупках. Никто, кроме коллег по кабинету, не имеет такого точного представления, что происходит в конкретном бизнес-процессе.
Горячая линия должна давать возможность сообщить и о подозрительном поведении  руководства, если оно не соблюдает правила, или, наоборот, пытается их преодолеть, используя властные полномочия процедуры внутреннего контроля.
Люди очень разные и должна быть предоставлена любая возможность заявить о противоправных действиях: телефон, электронная почта, портал. При этом необходимо одновременно обеспечить анонимность (никто кроме адресата не должен знать о сообщениях конкретного сотрудника) и при этом нужно поощрять такие сообщения, если они были результативны (премия, продвижение в должности и т.д.).

5. Неформальное обучение персонала в сфере противодействия мошенничеству. Сотрудники должны понимать, что плохо, а что хорошо. В испорченной психологической атмосфере легко меняются местами плюс и минус.
Наряду с увеличением жесткости и эффективности контрольных процедур должна проводиться и «просветительская» работа, надо напоминать сотрудникам о том, что воровать плохо, и это приводит к последствиям. Неплохо демонстрировать неотвратимость наказания на конкретных примерах.
Вместе с тем здесь очень важен «тон сверху» от руководителей, они должны быть правильным примером для своих сотрудников, иначе вся система такого «просвещения» превратится в фарс.

6. Проверка на «неприкасаемость». Руководители подразделений, отвечающих за закупки, линейных подразделений, а также топ-менеджмент, какой бы «супервклад» в работу компании они ни давали, вполне могут быть замешаны в мошенничестве, «откатах» и коррупции.
🚩Ключевой «красный флаг» – их попытки преодолеть контрольные процедуры. В этом случае должен функционировать независимый комитет с широкими полномочиями, расследующий случаи, в которых фигурируют высшие должностные лица.
Отсутствие «касты неприкасаемых» и избранных сотрудников, которые могут избежать наказания, является мощной движущей силой в борьбе с коррупцией и мошенничеством.
Такой подход мотивирует и вдохновляет остальных сотрудников компании.

7. Разделение ответственности и обязанностей. Во многих компаниях организационная неразбериха и размытое разделение должностных обязанностей (а в ряде случаев их отсутствие) приводят к росту мошеннических схем.
Нельзя концентрировать функции закупки с приемкой, оприходованием и списанием активов.

8. Ротация персонала. Закупщики не являются великими и незаменимыми учеными или инженерами, необходимо минимум 1 раз в 2 года менять функциональные обязанности у сотрудников и участки их работы.
Ротация персонала в сфере закупок жизненно необходима для того, чтобы не нарабатывались связи с поставщиками, мешающие исполнению своих обязанностей. Дружественных связей между отделом закупок и поставщиками быть не может.

✒Во второй части статьи продолжим про превентивные действия в сферах хранения и производства.

Оставайтесь с нами.