АНТИФРОД-ДЕЙСТВИЯ: ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ ЗЛОДЕЯНИЙ НА СКЛАДЕ

После сферы закупок перемещаемся на склад. По масштабности хищений, хранение - менее лакомый сектор, чем закупки, однако при отсутствии должного контроля может обогнать любой другой бизнес-процесс по количеству злоупотреблений и попыток вынести «все, что плохо лежит».

На складе преимущественно происходят кражи – тайные хищения – материальные ценности уносят «под полой», ночью, пользуясь халатностью или сговором с охраной. Порядка 90% случаев преступником, совершающим кражу на складе, является работник компании, «сознательно» допущенный к активам для выполнения его функционала. Конечно же ряд замечательных работников не может не задуматься о «перемещении» таких активов в более «правильное» место. Механизмы злоупотреблений при оприходовании и хранении связаны с работой кладовщиков, грузчиков, охранников, руководства склада, логистических подразделений, подразделений, отвечающих за закупки, производство и эксплуатацию.

Еще порядка 10% хищений относятся к тем, кто проникает на склад скрытно и не связан с работой склада и даже с деятельностью компании. Сюда же входит «месть» уволенных сотрудников, которые помнят слабые места в работе службы охраны. Когда мы говорим про кражи от «складских», то надо сразу держать в уме, что недостачи, возникающие от таких «правильных перемещений», могут различными способами скрываться (списываться на усушку-утруску, перемещение на другой склад / в производство) и тогда ближайшая инвентаризация не выявит недостачи. Это приведет к тому, что момент хищения и времени его выявления «разорвется», установить личности сотрудников по записям с видеокамер, данным СКУД, иным источникам станет более проблематичным, так как данные будут «не первой свежести». Конечно, идеально брать несунов с поличным или выявлять в течение ближайшего рабочего дня при помощи специальных программ. Однако это случается далеко не всегда.

Также важный момент – на складе могут прятаться «длинные» истории сокрытий из жизни сферы закупок, когда похожими на отмеченные ранее путями осуществляется сокрытие хищений, совершенных еще на стадии закупки. Мы про это еще напишем отдельную статью.

Наиболее распространенные механизмы хищений:

• неприкрытое хищение запасов со склада - самый простой и прямолинейный способ - вынос любого вида товара со склада напрямую через охрану при выходе с предприятия. Если охрана, физический и технический контроль хорошо настроены и работают, сделать это не так-то просто, но возможно. Однако если охрана (вернее часть ее недобросовестных сотрудников) настроена «в другую сторону» это существенно расширяет возможности для хищений.
• прикрытая под другой процесс кража - имитация вывоза мусора, «перемещений» на другой склад, реализацию. Так можно увезти значительно больше, чем «под майкой».
• мошеннические действия на приемке – недогляд, обвес, обсчет, пересортица, уценка – умышленные действия, приводящие к формированию неоприходованного «излишка», который и не поставлялся (тогда в сговоре отдел закупок и возможно подразделение-инициатор закупки) или который потом вынесут по сценариям первых двух схем.
• обратное предыдущей схеме завышение количества поступающих активов. Обычно это происходит в том случае, когда приходуется большой объем ТМЦ, точный учет которого затруднителен. Работник может вступить в сговор с поставщиком ТМЦ и получать от него вознаграждение за «лояльную» приемку ТМЦ.
• фиктивные списания – на усушку/утруску/уценку в процессе хранения, при внутренних перемещениях. Неучтенный «излишек» создается уже на складе, последующие действия нам уже известны.
• подмена качественного на некачественное. Замена товаров на более дешевые подделки, пустышки. Опасная история, приводящая к проблемам с клиентами.

Какими средствами могут быть предотвращены хищения на складе?

Ключевыми из них являются:

1. Оптимизация процессов приемки и хранения, цифровизация склада. 

Тут надо понимать, что значительная часть хищений совершается на стыке закупки и хранения, при оприходовании товаров. Это может быть «хвост» хищения из сферы закупок через сговор закупщиков, приемочной комиссии (если она есть) и сотрудников склада. Но возможен и другой вариант – без какой-либо связи с самой закупкой - она может быть вполне рыночной и не подразумевать никакого шлейфа, но тут отлично сработали уже товарищи после - не дооприходовали и не донесли до склада, повернув в нужном месте налево.

Как раз здесь отлично работает индикатор, который «цепляет» данные - что купили / как оприходовали / как хранится / куда ушло со склада. Также неплохо тут работает сравнение с историческими данными по номенклатуре, ее дальнейшее использование в финансово-хозяйственной деятельности. Выпадающий кусок покажет в каком сегменте ловить злодеев. После того как исчезли апологеты материальной ответственности, возник некий культ последователей WMS как панацеи от всех бед. Компьютер действительно сложно обмануть, однако в компьютер «можно влезть». Внедрение таких систем предоставляет преступникам дополнительную возможность манипулировать данными, скрыть факт хищения за счет внесения несанкционированных изменений в базы данных и/или электронные документы. Мошенники для внесения корректировок часто используют чужие пароли авторизации в учетно-складских системах, взломы системы. Поэтому вводя цифровизацию склада, надо не забыть ввести и меры соответствующей информационной безопасности.

Очень действенной мерой является RFID – метка товаров на складе. Радиочастотная технология затрудняет кражу продукции со склада. Стационарные считыватели устанавливают на входе и выходе. При несанкционированном выносе чипированной товарной единицы срабатывает звуковой и световой сигнал.

По такому же принципу оборудованы входы в супермаркеты и крупные магазины. RFID – метка товаров, уже не очень дорогой, но крайне эффективный инструмент, существенно усложняющий несунам жизнь.

Но есть «нецифровые» и достаточно простые рецепты профилактики:

• Используйте метод «фотографии рабочего дня» для детального планирования и понимания деятельности каждого сотрудника;
• Персонал без конкретного задания на работу с товаром не должен находиться в зоне хранения товара;
• Установите на все двери системы контроля доступа с присвоением уровня и времени доступа каждому из сотрудников;
• Регулярно проверяйте помещения склада на предмет мест сокрытия товара - «нычек неучтенных излишков»;
• Анализируйте расхождения в складском учете и дальнейших несогласований случаев по фактам недостач, недовложений, пересортицы, в отгрузках. Такой анализ даст необходимый материал по цепочкам и определит уровень случайных ошибок и неслучайных действий.

2. Качественная система видеонаблюдения. Ключевые ее критерии:

• продуманная система расположения камер: много точек и ракурсов, использование муляжей и скрытых камер;
• высокое разрешение чтобы была возможность работать далее в рамках видео-технической экспертизы идентифицировать личность с судебной перспективой;
• емкость архива видеозаписей, позволяющая сохранять данные длительное время. 

Обычно складские помещения имеют слабую освещенность, более того, камеры ставят на потолке, в верхних углах, поэтому дают «картинку», не позволяющую установить личность. Также, сотрудники могут надевать кепки, шапки, капюшоны чтобы усложнить жизнь охране и внутреннему расследованию. Чтобы противодействовать этому не хитрому ходу надо обязать ходить на складе в спецодежде без головных уборов, спецодежда не должна предусматривать капюшона, а должна предусматривать прекрасно считываемые личные номера из специальной светоотражающей ткани.

При подготовке к хищениям злодеи выявляют камеры, пытаются понять зоны контроля и реакции охраны. Чтобы усложнить им жизнь надо менять муляжи и реальные камеры, устанавливать скрытые мини-устройства. Предупреждение работников о том, что ведется видеонаблюдение, в том числе скрытое, что везде стоят камеры может сформировать необходимый психологический эффект – ведь непонятно какая из многочисленных камер - муляж, где и как спрятаны другие камеры, а это очень важный элемент предотвращения хищений.

Записи камер наблюдения должны архивироваться и храниться длительное время чтобы обеспечить анализ всей цепочки движения товара в случае проводимого расследования. Технический прогресс в хранении данных предоставляет практически не лимитированную возможность создавать достаточный для целей расследования архив.

3. Инвентаризация и проверки.

Инвентаризация – ключевой инструмент предотвращения злоупотреблений на складе. На больших складах провести полную инвентаризацию практически невозможно, и многие руководители и владельцы «сдаются». Однако возможно использовать специальные технологии, проводить регулярную выборочную инвентаризацию на основе риск-ориентированного подхода. Настоятельно рекомендуем провести несколько внезапных инвентаризаций совместно с внешними консультантами, специализирующихся на таких действиях. Вы будете приятно удивлены.

4. Мотивация сотрудников и реагирование на недостачи.

Коллективная материальная ответственность не является эффективным мотиватором, поскольку как раз эту ответственность размывает. Эффективнее установить KPI по каждой «менеджерской» должности склада и мотивировать руководителей по системе показателей отклонений от товарного учета и технологическим ошибкам.

Важно чтобы этот договор соблюдался и премии за хорошую работу выплачивались. Кроме пряника, нужен кнут - регулярные и системные меры реагирования по каждому выявленному случаю хищения или выявленной недостаче, проведение служебных расследований с последующим доведением до всего персонала компании сведений о наказании виновных.

5. Периодическая ротация кладовщиков, грузчиков.

Риск-индикаторы на складе менее значимы, чем качественные системы наблюдения и контроля, но все-таки построение чувствительных индикаторов, основанных на анализе исторических данных, помогут в сложных ситуациях, в схемах с сокрытием и подменой, когда камеры и охрана должным образом не сработали. Важно также взаимоувязать движение запасов через сферу хранения от закупки в производство и (или) в реализацию.