Обнаружение мошенничества: выявляем информационные шумы и «технические» аномалии в учетных данных

Рассмотрим базовые тезисы о создании программируемых индикаторов с подтягиванием данных из учетных систем. Для выявления аномалии за базу берется либо усреднение и тенденции в «исторических» данных в компании, плановые показатели, либо рыночные данные, аналитика по отраслевой норме, обычаи делового оборота, поддающиеся количественному анализу.

1. Глобальные аномалии «внутренней среды», связанные с поведением и действиями руководителей и сотрудников, не соответствующих усредненным данным по компании, отрасли, сложившейся практике делового оборота:

• частая работа конкретных сотрудников в выходные и праздничные дни, без отпусков, без больничных, постоянное нахождение в офисе по вечерам – трудоголизм или совершение и сокрытие экономических злодеяний?
• регулярное перевыполнение или, наоборот, невыполнение плана, иных показателей КПЭ – гениальность, слабоумие или проявление мошенничества?
• попытки лоббирования или восторженные отзывы о работе контрагентов, постоянная слишком положительная или, наоборот, отрицательная обратная связь от клиентов – важно собрать из учетных данных и бизнес-процессов поддающиеся количественному анализу реакции внешнего мира на работу сотрудников и их отношение к таким событиям.
• существенно выбивающиеся от средних выплаты на сотрудника или руководителя (премии, подотчет, представительские расходы) – специфика деятельности или присвоение?
• существенно отличающиеся от средних объемы сделок в корреляции контрагент – сотрудник – успешные производственные союзы или коррупция?

2. Нарушения в управлении и контрольной функции, связанные с тем, как мошенники пытаются преодолеть процедуры внутреннего контроля:

• систематические попытки конкретных лиц частично или полностью вывести какую-то сделку, операцию, а возможно даже и актив, из-под контроля, например разбить лот на 10 закупок по 499 тысяч рублей, чтобы уйти от тендерных процедур;
• участившиеся и явно выходящие за наблюдаемые тенденции форс-мажорные обстоятельства (повышенная срочность, немедленное исполнение) для неотложных действий, чтобы совершить сделку без утвержденных одобрений и процедур, как правило, по прямому указанию одного из руководителей;
• усложнение и рост размеров технической документации, что может свидетельствовать о внесении «закладок». Внося такие закладки, мошенники уходят от внешней конкуренции, оставляя «в конкурсе» только своих, которые диктуют свои условия, далекие от рыночных;
• соединение несоединяемых функций – одни и те же лица (возможно, группы лиц) на закупках, оприходовании, хранении и использовании ценностей – программируется с учетом специфики бизнес-процессов;
• частый (чрезмерно участившийся) выход из строя контрольно-измерительных приборов, систем видеонаблюдения;
• исчезновение / удаление архивов информации, данных об отдельных операциях и т.д.;
• редко и формально проводимые проверки, инвентаризации, контрольные обмеры – не отличающиеся по размеру файлы, одинаковое время, одни и те же лица в составе комиссий, одни и те же выявляемые нарушения, отсутствие выявления недостач или излишков, повторяющиеся суммы;
• отсутствие или недостаточный уровень автоматизированного контроля операций;
• совпадения по идентификации – совпадают адреса, телефоны в карточке, фамилии наших сотрудников и работников контрагента;
• средняя заработная плата по основным позициям существенно ниже среднерыночной;
• значительный и растущий в сравнении с историческими данными уход и ротация сотрудников;
• значительный и/или растущий объем расчетов наличными (через корпоративные карты) в целом по компании и  по конкретным бизнес-процессам;
• значительный и/или растущий объем операций с ИП и самозанятыми в целом по компании и  по конкретным бизнес-процессам;
• значительный и/или растущий объем недоимок и добровольного уточнения в декларациях данных о налоговых обязательствах в целом по компании и  по конкретным бизнес-процессам;
• значительный и/или растущий объем штрафов от контролирующих органов – ФАС, трудовых инспекций, санэпидемстанций, пожарников и т.д.

Такие отклонения от защитных функций алгоритмизируются с учетом бизнес-процессов и вносятся в работу программы. Если зажигается значительное количество красных флажков в этой «номинации», то  «форензик переходит в комплаенс» – руководители и собственники, санкционируя опасные операции, уже сами находятся в зоне повышенных правовых рисков.

3. Учетные аномалии – изъяны и шумы, которые собираются в бухгалтерском, оперативном и управленческом учете при совершении злоупотреблений. Программа должна быть настроена на поиск этих формальных, механических отклонений: недостаток и изъяны в первичных документах, «шумы» и несостыковки в регистрах и отчетности.

Индикаторы по изъянам в «первичке» можно автоматизировать в специальном модуле,  если учетная система поддерживает сканы первичных документов:

• отсутствие первичных документов: нарушена их нумерация, производные аналитические таблицы не подтверждаются реальными документами  с необходимыми реквизитами;
• внесение в систему копий документов вместо оригиналов, размеры файлов со сканами существенно отличаются от обычных;
• незаполнение или пропуск обязательных реквизитов (отсутствуют подписи, печати, идентификация операции, контрагента  и т.д.);
• обязательные реквизиты заполнены не так, как обычно – сомнения в подписи, печати и т.д.;
• даты создания и изменения файлов с подгруженными первичными документами существенно не соответствуют дате хозяйственной операции;
• первичные учетные документы не соответствуют договору и деловой корреспонденции;
• отсутствие соответствия данных  в различных экземплярах одного и того же первичного документа или в документах по сквозной операции.

Формальные аномалии проявляются и в регистрах бухгалтерского и управленческого учета:

• даты создания и изменения файлов не соответствуют дате хозяйственной операции;
• ошибки в учете, которые не устранены автоматическим контролем, дублирование номенклатуры, прерывающаяся нумерация, отсутствие необходимой суммовой аналитики;
• неравномерность динамики ведения учета – операции вводятся задним числом с определенной систематичностью, например под конец отчетного периода;
• необычные проводки с итоговым существенным влиянием на финансовый результат и активы;
• отсутствие необходимого пообъектного (или попроектного) учета затрат, «котловой» метод признания расходов;
• отсутствие в учете идентификации объектов основных средств (заводские номера, технические характеристики и состояние объекта, компания-производитель);
• отсутствие обязательных реквизитов складского учета (указания мест нахождения, МОЛ);
• явные несоответствия в технике и методике ведения учета от разных сотрудников;
• несоответствия в прослеживаемых цифровых показателях в регистрах и отчетности;
• отключение/игнорирование функций автоматической проверки в системе ведения учета.

Внутри программ по ведению бухгалтерского учета уже есть значительное количество инструментов автоматического контроля, важно организовать их неукоснительное выполнение, цифровизацию первички и дополнить работу учетной системы дополнительным модулем по сбору аналитики.